Wenn das Telefon genau dann klingelt, wenn niemand unterbrechen sollte
In einer Fachanwaltskanzlei konkurriert das Telefon regelmäßig mit Arbeit, die sich nicht einfach unterbrechen lässt. Mandantengespräche, Schriftsätze, Fristen und interne Abstimmungen laufen weiter, während gleichzeitig neue Interessenten anrufen.
Für die Schmidt Fachanwaltskanzlei bestand die Herausforderung deshalb nicht darin, weniger Anrufe zu erhalten. Entscheidend war, neue Mandatsanfragen zuverlässig aufzunehmen, ohne dafür konzentrierte Arbeit oder laufende Gespräche unterbrechen zu müssen.
Ein klassischer Anrufbeantworter löst dieses Problem nur teilweise: Anrufende können eine Nachricht hinterlassen, die relevanten Informationen müssen anschließend jedoch häufig erst in einem Rückruf erfragt werden.
Mit Teloro kann bereits beim ersten Kontakt strukturiert geklärt werden, wer anruft, worum es geht und wie die Kanzlei die Anfrage weiterbearbeiten kann.
Was der KI-Telefonassistent für die Kanzlei übernimmt
Bei einer neuen Mandatsanfrage kann Teloro, je nach Einrichtung durch die Kanzlei, beispielsweise:
- Vor- und Nachnamen aufnehmen
- Telefonnummer erfassen
- Rückrufmöglichkeit dokumentieren
- Art des Anliegens erfragen
- relevantes Rechtsgebiet einordnen
- einen möglichen Fristbezug erfassen
- gewünschte Rückrufzeiten aufnehmen
- organisatorische Standardfragen beantworten
- definierte Informationen an das Kanzleiteam weitergeben
- Anfragen entsprechend hinterlegter Regeln weiterleiten
Teloro übernimmt dabei ausschließlich die organisatorische Kommunikation rund um einen Erstkontakt. Der Assistent bewertet keine rechtlichen Sachverhalte und trifft keine Entscheidung darüber, ob ein Mandat übernommen wird – das bleibt Aufgabe der zuständigen Anwältinnen und Anwälte der Schmidt Fachanwaltskanzlei. Wie diese Anrufannahme technisch abläuft, zeigt die Seite zum KI-Anrufbeantworter von Teloro.
So läuft eine neue Mandatsanfrage ab
Anruf
Ein potenzieller Mandant oder eine potenzielle Mandantin ruft in der Kanzlei an.
Anliegen erfassen
Teloro nimmt Kontaktdaten und die für die Kanzlei relevanten Informationen auf.
Anfrage strukturieren
Die Angaben werden übersichtlich zusammengeführt und entsprechend der definierten Kanzleilogik eingeordnet.
Kanzlei übernimmt
Das Team erhält die Informationen und kann gezielt entscheiden, wie und wann die Anfrage weiterbearbeitet wird.
Ein typischer Erstkontakt
„Ich habe eine Kündigung bekommen und würde gerne wissen, ob jemand aus der Kanzlei meinen Fall übernehmen kann.“
fragt anschließend strukturiert die von der Kanzlei definierten Angaben ab – etwa Kontaktdaten, den groben Gegenstand der Anfrage und einen möglichen Fristbezug.
Das Kanzleiteam erhält eine strukturierte Anfrage, statt zunächst nur einen verpassten Anruf oder eine kurze Mailboxnachricht vorzufinden.
Was sich im Kanzleialltag verändert
| Vorher | Mit Teloro |
|---|---|
| Eingehende Anrufe unterbrechen konzentrierte Arbeit oder bleiben unbeantwortet | Anfragen können aufgenommen werden, ohne dass ein Teammitglied sofort ans Telefon gehen muss |
| Nach einem verpassten Anruf fehlen zunächst Informationen zum Anliegen | Kontaktdaten und Anliegen können bereits strukturiert vorliegen |
| Rückrufe beginnen häufig mit einer vollständigen erneuten Erstaufnahme | Das Team kann auf bereits erfassten Angaben aufbauen |
| Telefonische Erreichbarkeit hängt unmittelbar von freien Mitarbeitenden ab | Der erste Kontakt kann auch dann stattfinden, wenn das Kanzleiteam ausgelastet ist |
„Wir nutzen Teloro, um Mandatsanfragen zu erfassen, ohne unsere konzentrierte Arbeit an laufenden Fällen zu unterbrechen.“
Schmidt Fachanwaltskanzlei
Warum gerade Kanzleien von strukturierter Anrufannahme profitieren
Anrufe in Kanzleien unterscheiden sich von vielen klassischen Serviceanfragen. Ein neuer Kontakt lässt sich selten allein mit einer Öffnungszeit oder einer Standardantwort erledigen. Meist müssen mehrere Angaben zusammenkommen, bevor die Kanzlei sinnvoll weiterarbeiten kann.
Genau deshalb ist für Kanzleien nicht nur entscheidend, dass jemand ans Telefon geht. Entscheidend ist, welche Informationen nach dem Gespräch vorliegen.
Ein KI-Telefonassistent kann den organisatorischen Teil dieses Erstkontakts übernehmen und dafür sorgen, dass aus einem eingehenden Anruf eine strukturierte Mandatsanfrage wird – unabhängig davon, ob das Kanzleiteam gerade im Mandantengespräch, in einer Fristsache oder in einer internen Besprechung ist. Wie sich dieses Prinzip auf weitere Kanzleiprozesse übertragen lässt, zeigt die Übersicht zum KI-Telefonassistenten für Kanzleien und Notariate.
Vom Telefonanruf zur strukturierten Anfrage
Wie ein KI-Telefonassistent in einer Kanzlei eingerichtet wird, hängt von den bestehenden Abläufen ab. Bei Teloro gehören dazu üblicherweise folgende Schritte:
- Die Gesprächslogik wird auf die Kanzlei zugeschnitten
- Die Kanzlei bestimmt, welche Informationen erhoben werden
- Regeln für Weiterleitung und Erreichbarkeit werden definiert
- Wissensinhalte zu Sprechzeiten, Standorten oder Rechtsgebieten können hinterlegt werden
- Die bestehende Telefonnummer bzw. Telefonie kann je nach Setup eingebunden werden
- Ergebnisse eines Gesprächs werden strukturiert an die Kanzlei weitergegeben
- Begrüßung, Abläufe und Regeln lassen sich bei Bedarf jederzeit anpassen
Kanzleien, die den Telefonassistenten darüber hinaus als durchgängiges virtuelles Sekretariat einsetzen möchten, können denselben Ansatz auch auf Terminanfragen und Rückrufmanagement ausweiten.
Klare Aufgabenverteilung zwischen KI und Kanzlei
Teloro dient in diesem Einsatz als telefonische Assistenz für organisatorische Abläufe. Welche Informationen erhoben werden und wie eine Anfrage weitergeleitet wird, legt die Schmidt Fachanwaltskanzlei fest.
Rechtliche Beratung und fachliche Entscheidungen verbleiben bei den zuständigen Anwältinnen und Anwälten. Details zu Auftragsverarbeitung, Serverstandort und Speicherdauer finden sich in den Datenschutzinformationen von Teloro.
Häufige Fragen
Wie funktioniert ein KI-Telefonassistent für eine Kanzlei?
Der KI-Telefonassistent nimmt eingehende Anrufe entgegen, führt ein natürliches Gespräch und erfasst die von der Kanzlei festgelegten Angaben – etwa Kontaktdaten, Rechtsgebiet und Anliegen. Die Ergebnisse werden anschließend strukturiert an das Kanzleiteam übergeben, das über die weitere Bearbeitung entscheidet.
Kann der KI-Telefonassistent neue Mandatsanfragen aufnehmen?
Ja. Bei einem Erstkontakt kann Teloro Kontaktdaten, Rechtsgebiet, eine Kurzbeschreibung des Anliegens und einen möglichen Fristbezug aufnehmen und an die zuständige Stelle in der Kanzlei weiterleiten.
Kann die bestehende Telefonnummer weiterverwendet werden?
In der Regel wird Teloro über eine Rufumleitung oder eine passende Telefonie-Anbindung in die bestehende Kanzleinummer eingebunden, sodass sich für Anrufende nichts an der gewohnten Nummer ändert.
Welche Informationen kann Teloro bei einem Erstkontakt aufnehmen?
Je nach Vorgabe der Kanzlei zum Beispiel Name, Telefonnummer, Rückrufwunsch, Art des Anliegens, betroffenes Rechtsgebiet und einen möglichen Fristbezug.
Kann Teloro Rechtsberatung durchführen?
Nein. Teloro übernimmt organisatorische Telefonprozesse wie Datenerfassung und Weiterleitung. Rechtliche Beratung und Entscheidungen über die Mandatsübernahme bleiben bei den zuständigen Anwältinnen und Anwälten.
Was passiert mit einer aufgenommenen Mandatsanfrage?
Die erfassten Angaben werden strukturiert an das Kanzleiteam übergeben. Von dort aus wird entschieden, wer die Anfrage übernimmt und wann der Rückruf erfolgt.
Kann jede Kanzlei eigene Gesprächsabläufe definieren?
Ja. Begrüßung, abgefragte Angaben, Weiterleitungsregeln und Erreichbarkeitszeiten lassen sich individuell für die jeweilige Kanzlei einrichten.